Als virtuelle Telefonanlage bezeichnet man die Dienste, die vom Netzbetreiber oder einem Dienstleister an den Endkunden zur Verfügung gestellt werden. Dabei unterscheidet man fünf verschiedene Gruppen von Diensten. Die Standarddienste umfassen neben dem Verbindungsaufbau auch die

Rufnummernveraltung. Diese Dienste können in jedem öffentlichen Telefonnetz kostenfrei genutzt werden bzw. werden über die zu entrichtende monatliche Grundgebühr abgegolten. Ein weiteres Paket an Leistungen wird über die Gruppendienste zur Verfügung gestellt. Sie umfassen die Möglichkeit, Anrufe an andere Teilnehmer übergeben zu können oder von einem nicht besetzten Platz auf einen anderen Anschluss weiterschalten zu lassen. Hinter dem Begriff Zusatzdienste verbergen sich Funktionen wie Mailbox oder Messaging.

Eine Besonderheit bei der virtuellen Telefonanlage stellen die so genannten Mehrwertdienste dar. Hier werden Leistungen zusammengefasst, die nur in besonderen Bereichen benötigt werden. Dabei reicht die Palette der Nutzer von Menschen, die sich zu Hause einen Telearbeitplatz einrichten möchten, bis hin zu den Callcentern, die für eine effektive Arbeit unbedingt die CLIP Funktion und eine TAPI Schnittstelle benötigen. Im Rahmen der Mehrwertdienste werden beide Dinge zur Verfügung gestellt und können sogar mit Dialern, das heißt mit automatischen Wählsystemen kombiniert werden, die optional entweder die kundeninternen Datenbanken oder die öffentlichen Telefonbücher des Anbieters verwenden können. Die Zusammenstellung der Mehrwertdienste erfolgt in Paketlösungen, die jeweils genau auf die Bedürfnisse der einzelnen Endkunden zugeschnitten sind.

Ergänzend zur virtuellen Telefonanlage können Vermittlungsplätze eingerichtet werden. Einige Anbieter offerieren dem Kunden die Möglichkeit, sogar mehrere solcher Plätze einrichten zu können. Die bekanntesten Anbieter basieren auf Internettechnologie und lassen durch eine universelle Nutzung zu, dass es egal ist, für welchen Telefonanbieter der jeweilige Endkunde sich entscheidet. Auch Anbieterwechsel sind hier jederzeit problemlos möglich. Die Systeme setzen auf die Abwicklung über Server, die in Netzknotenpunkten platziert werden und bei deren Nutzung die Anschaffung physischer Telefonanlagen beim Endkunden vollständig entfällt.

Eine virtuelle Telefonanlage weist einige entscheidende Vorteile neben der Einsparung bei den Investitionskosten für eine Hardware oder Software Telefonanlage auf. Sie arbeitet mit Voice over IP Technologie, so dass man hier als Anbieter auch einen reinen Internetanbieter wählen kann, der die Festnetztelefonie in seine Flatrate mit integriert hat. Dabei kommen spezielle SIP Telefone zum Einsatz. Sie heißen deshalb so, weil sie das SIP - Session Initiation Protocol für den Aufbau der Verbindungen über das Internet nutzen. Alternativ zum SIP Telefon kann mit Adaptern oder softwaregebundenen Umsetzungen gearbeitet werden. Grundlage der Adressierung dieser Telefone ist ENUM - E.164 Number Mapping, das in der Lage ist, die Telefonnummern in zustellfähige Internetadressen umzuwandeln. E.164 steht in dem Fall für eine Normierung der Zuordnung klassischer Rufnummern durch die Internationale Fernmeldeunion, die in leicht abgewandelter Form auch für die Adressierung im Internet verwendet wird.