Leistungen optimal auslagern
Welche wirtschaftliche Bedeutung Outsourcing hat, kann man am Beispiel der kleineren Handwerksbetriebe darstellen. Sie haben ein bis zwei Mal pro Woche kurzzeitig Sprechstunde, in denen sie für die Kunden erreichbar sind. Ansonsten sind die Inhaber meistens nur über das Handy erreichbar. Einen Büromitarbeiter
fest einzustellen, können sich die meisten von ihnen nicht leisten. Andererseits wissen sie aber auch, dass dieses Vorgehen nicht optimal ist, weil die Kunden von ihnen einen guten Service und eine durchgängige Erreichbarkeit erwarten und dass sie genau das bieten müssen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Outsourcing ist für sie eine Möglichkeit, dieses Dilemma aus Notwendigkeit und möglichst niedrigen Kosten auflösen zu können.
Der Ausbau des Internets insgesamt und der darüber zur Verfügung gestellten technischen Möglichkeiten hat dazu geführt, dass neue Dienstleistungen entstanden sind. Dazu gehört auch das Büro, das gleichzeitig mehrere Firmen betreuen kann. Vertraglich wird das in den meisten Fällen recht einfach gelöst, indem man einen bestimmten Zeitumfang pro Woche oder Monat bindet oder die Leistungen nach Einheiten abgerechnet werden. Für den Unternehmer bedeutet das, dass seine Kunden während der gesamten Arbeitszeit des Dienstleisters und seinen eigenen Sprechstunden einen Ansprechpartner haben. So weit die Theorie, aber wie wird das in der Praxis gelöst?
Der Unternehmer muss eine Telefonanlage besitzen, die in der Lage ist, eingehende Gespräche via Voice over IP an den Dienstleister weiterleiten zu können, damit dort weder ihm noch dem Kunden zusätzliche Telefonkosten entstehen. Dazu sollten am besten auf die angebotenen Flatrates zurückgegriffen werden. Auch den E-Mail und Postverkehr kann man komplett auf den Dienstleister umleiten. So kann dort die Posteingangserfassung erledigt werden. Wichtige papierene Dokumente können eingescannt und per E-Mail an den Unternehmer weiter geleitet werden. So kann auch die gesamte Ablage und Archivierung der Dokumente vom Dienstleister erledigt werden. Das Outsourcing Büro kann Terminabsprachen treffen und diese über das Internet bis in die jeweilige Anwendung auf dem Computer des Unternehmers schicken, der sie sich dann ausdrucken oder auf ein PDA herunterladen kann.
Schlauerweise sollten der Dienstleister und der Auftraggeber den DSL Anschluss oder zumindest die GSM basierende Sim Karte fürs Handy vom gleichen Anbieter haben. Anbieterintern kann meist kostenfrei telefoniert werden, weil dort auch die mobile Telefonie komplett als Voice over IP abgewickelt werden kann. Ein großer deutscher Provider bietet die Mobilfunkkarte sogar ohne monatliche Grundgebühr an und man kann mit ihr sowohl anbieterintern mobil als auch ins deutsche Festnetz via VoIP kostenfrei telefonieren. Dadurch reduzieren sich die für die Inanspruchnahme des Outsourcing Büros anfallenden Kosten wirklich nur auf die erbrachten Leistungen. Anderseits verschafft diese technische Grundlage dem Unternehmer auch die Chance, Heimarbeiter an sogenannten Telearbeitsplätzen zu beschäftigen. Zu den Vorreitern beim Outsourcing gehören die großen Softwarehersteller, die Mitarbeiter in der ganzen Welt beschäftigen. Hier wird meistens mit spezieller Netzwerksoftware gearbeitet, die nur eine zertifizierte Anmeldung der Clients am Server erlaubt und die einen automatischen Datenabgleich sicher stellt. Dabei wurden die Einschränkungen ausgemerzt, die Officeanwendungen haben, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Technisch wurde das gelöst, indem nur die einzelnen Felder der Datenbank überschrieben werden und nicht mehr, wie bei Office das gesamte Dokument ausgetauscht wird.